附件1：

新乡市档案馆馆藏档案目录著录项目技术要求

1.项目内容

1.1 约160万条馆藏档案已有电子目录，需要在原有目录数据基础上按要求进行检查，并对漏误部分修订或增补字段。

1.2 约2.5万卷馆藏档案没有电子目录，需要根据实体档案著录案卷和文件目录。

2.标准说明

2.1 本标准中，建国后文书档案目录数据库结构主要来源于《河南省档案馆文书档案目录数据库结构规范》；

2.2 其他类别档案目录数据库结构按照《国家档案局档案著录规则DA/T18—2022》执行。

3.目录数据库结构格式

《案卷级目录数据库结构》和《文件级目录（1）数据库结构》适用于文书立卷改革前的档案目录；《文件级目录（2）数据库结构》适用于按照DA/T22《归档文件整理规则》整理的档案目录。

3.1案卷级目录

3.1.1案卷级目录著录结构与字段表

案卷级目录数据库结构及字段一览表
字段名称	字段名	类型	长度	字段值/备注
必

须

著

录

项

目	档案馆代码	GDM	C	6
全宗单位	QZDW	C	30
档号	DH	C	30
全宗号	QZH	C	4
目录号	MLH	C	3
案卷号	AJH	C	4
题 名	TM	C	254
责任者	ZRZ	C	100
文件起止日期	WQZS	C	17
保管期限	BGQX	C	4
总件数	ZJS	N	3
总页数	ZYS	N	3
选

择

著

录

项

目	分类号	FLH	C	80
主题词	ZTC	C	80
备注	BZ	C	40
3.1.2案卷级目录著录要求

档号：档号结构如下：全宗号-保管期限-目录号-案卷号；

目录号：以三位阿拉伯数字标识。如“003”表示目录号；（下同）

案卷号：以四位阿拉伯数字标识。如“0001”表示案卷号；（下同）

责任者：责任者是产生档案的单位。责任者必须著录全称或统一规范的通用简称。

文件起止日期：时间项一律用8位阿拉伯数字表示，第1—4位表示年，第5—6位表示月，第7—8位表示日。时间不详时用数字“0”表示，同时在附注中加以说明；非公元纪年的应转换为公元纪年后著录，同时在备注中加以说明。

示例：文件起止日期为：19920203-19920908

保管期限：分为永久、长期、短期三种。（下同）

其他项解释参照《河南省档案馆照片档案目录数据库结构规范》和《国家档案局档案著录规则DA/T18—2022》执行。

3.2文件级目录（1）

3.2.1文件级目录（1）著录结构与字段表

文件级目录（1）数据库结构及字段一览表

必

须

著

录

项

目	字段名称	字段名	类型	长度	字段值/备注
档案馆代码	GDM	C	6
全宗单位	QZDW	C	30
档号	DH	C	30
全宗号	QZH	C	4
目录号	MLH	C	3
案卷号	AJH	C	4
件号	JH	C	4
题名	TM	C	200
责任者	ZRZ	C	100
文件形成时间	XCSJ	C	10
页号	YH	C	3
页数	YS	C	3
密 级	MJ	C	4
保管期限	BGQX	C	4
文件编号	WJBH	C	25
选

择

著

录

项

目	分类号	FLH	C	80
主题词	ZTC	C	80
载体类型	ZTLX	C	6
备注	BZ	C	100
控制标识	KZBS	C	250
3.2.2文件级目录（1）著录要求

档号：档号结构如下：全宗号-保管期限-目录号-案卷号-件号；

（2）件号：以四位阿拉伯数字标识。如“0001”表示件号；

（3）责任者：也称作者，是指对档案内容进行创造、负有责任的团体和个人。责任者有多个时，一般著录前两个或前三个（主办单位必须著录，立档单位本身是责任者的必须著录），责任者之间以“；”号间隔。个人责任者一般只著录姓名，必要时在姓名后面著录职务、职称，并加“（）”号。机关团体责任者必须著录全称或统一规范的通用简称。在一个全宗内，对一个单位的名称应尽量做到统一。

（4）文件编号：文件编号是文件制发过程中由制发机关、团体赋予文件的顺序号。文件编号一般照原文著录。有多个文件编号的，只著录一个文件编号，有立档单位的文件编号必须著录，否则著录主办单位的文件编号。本标准规定，文件编号的年度括号一律用“〔〕”著录，年度一律采用 4 位数。

（5）题名：文件文首的题名。没有题名，依据其内容拟写题名，并加“[]”号。题名太长或不能揭示内容时，应根据其内容精简或另拟题名，加“[]”号。

题名拟写应力求反映文件内容，一般包括责任者、内容、文种，如超过字段长度，可以省略责任者。对题名中出现“你省”、“你厅”等字样要加上具体的名称。

可以在字段长度内尽量多著录原题名中未提及的其他人名，并在增加的人名两端加上“[]”。

示例：关于×××[×××、×××]等 3 位同志职务的任免通知。

控制标识：档案是否公开、开放或控制使用的标识。

3.3文件级目录（2）

3.3.1文件级目录（2）著录结构与字段表

文件级目录（2）数据库结构及字段一览表

必

须

著

录

项

目	字段名称	字段名	类型	长度	字段值/备注
档案馆代码	GDM	C	6
全宗单位	QZDW	C	30
档号	DH	C	30
全宗号	QZH	C	4
档案门类代码	DAMLDM	C	3
盒号	HH	C	4
件号	JH	C	4
题名	TM	C	200
责任者	ZRZ	C	100
文件形成时间	XCSJ	C	10
页数	YS	C	3
密 级	MJ	C	4
保管期限	BGQX	C	4
文件编号	WJBH	C	25
年度	ND	C	4
选

择

著

录

项

目	机构或问题代码	JG	C	20
分类号	FLH	C	80
主题词	ZTC	C	80
载体类型	ZTLX	C	6
备注	BZ	C	100
控制标识	KZBS	C	250
3.3.2文件级目录（2）著录要求

档号：档号结构如下：全宗号-档案门类代码·年度-保管期限-机构或问题代码-件号；

档案门类代码：档案所属门类的规范化代码。文书档案门类代码为WS，由“文书”两个中文字的拼音头字母组成。

机构或问题代码：机构或问题指作为分类方案类目的组织机构或问题名。例如，按机构分类的可用“办公室”、“人事科”等；按问题分类的可采用“党务类”、“人事类”等。机构或问题名称不超过五个汉字。名称过长的，采用通用简称，例如“社会综合治理办公室”采用“综治办”。机构（问题）代码采用 3 位汉语拼音字母或阿拉伯数字标识，如办公室代码“BGS”等。归档文件未按照机构（问题）分类的，应省略机构（问题）代码。

盒号：以四位阿拉伯数字标识。如“0001”表示盒号；

件号：以四位阿拉伯数字标识。如“0001”表示件号。